Politique de confidentialité

POLITIQUE DE TRAITEMENT DES DONNEES

La Fondation Volta XL (ci-après « Volta XL ») dont le siège social est établi Rue des Trois ponts 63 à 1160 Auderghem, inscrite auprès de la B.C.E. sous le n°0769.649.369 attache beaucoup d’importance à la protection des données personnelles des utilisateurs de son site web http://voltaxl.org, ainsi qu’à celles de ses Contacts.

Le présent document contient la politique de traitement des données de Volta XL.

Toutes les données collectées sont traitées conformément aux dispositions relatives à la protection des données et de la vie privée en vigueur en Belgique et à la politique de traitement des données personnelles.

A qui s’adresse cette déclaration ?

Cette déclaration est destinée aux personnes physiques et morales qui rentrent en contact avec Volta XL, en ce compris celles qui naviguent sur son site internet ; demandent des informations relatives au projet Volta XL ; s’abonnent aux communications de Volta XL ; complètent les questionnaires de Volta XL ; concluent un contrat éventuel avec Volta XL.

Cookies

Le site de Volta XL contient des « cookies ». Un « cookie » est un petit fichier envoyé par le serveur du site qui s’enregistre sur le disque dur de l’ordinateur de l’utilisateur. Il garde la trace du site visité et contient un certain nombre d’informations relatives à cette visite.

Les cookies utilisés par le site permettent le fonctionnement du site et la navigation (« cookies techniques de sessions »), l’établissement de statistiques (« cookies analytiques ») et l’utilisation du site pour la rendre plus agréable et personnalisée (par exemple, mémorisation de la langue choisie…) (« cookies fonctionnels »).

L’utilisation des cookies nécessite la collecte de données personnelles concernant l’utilisateur. Les données collectées ne sont en aucun cas transmises à des tiers. Volta XL a mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger la perte, l’usage abusif ou l’altération des éventuelles informations reçues sur le site. La gestion des données personnelles est conforme à la politique de gestion des données personnelles de Volta XL.

La plupart des navigateurs internet sont automatiquement configurés pour accepter les cookies. Cependant, vous pouvez configurer votre navigateur afin d’accepter ou de bloquer certains cookies. Bloquer tous les cookies peut dans certains cas restreindre l’accès à certaines parties du site. Nous vous invitons à consulter la documentation spécifique au navigateur que vous utilisez.

Données des contacts de Volta XL

  1. Pourquoi collecte-t-on vos données ?

Dans le cadre des interactions que le Contact a avec Volta XL, ce dernier doit recueillir un certain nombre d’informations concernant le Contact, afin de réaliser les tâches suivantes :

  • La réalisation de sa mission et l’exécution de ses activités ;
  • Les actions de marketing direct telles que les mise à jour du site internet, la newsletter, les e-mails, les dossiers marketing, les invitations à des événements ;
  • La correspondance avec le contact et tous les tiers nécessaires concernant le projet ;
  • La prospection de nouveau partenaires et membres ;
  • Les questionnaires destinés à mieux comprendre les besoins et préférences du Contact ;
  • La collecte de données statistiques ;
  • L’exécution par Volta XL de ses obligations légales et déontologiques.

Les données collectées pourraient être utilisées pour une autre mission qui sera nécessairement étroitement liée à celles énumérées ci-dessus.

  1. Quelles données sont susceptibles d’être collectées ?

Les données susceptibles d’être collectées sont les suivantes :

  • Données d’identité du Contact ou son représentant : nom, prénom, adresse privée, sexe, date et lieu de naissance, état civil, nationalité, photographie d’identité, carte d’identité, nationalité ;
  • Données de contact : adresse de correspondance, adresse email, téléphone, adresse de facturation, coordonnées bancaires.
  • Données nécessaires : toutes les données strictement nécessaires pour accomplir les tâches listées ci-dessus.
  1. Sur base de quel fondement juridique vos données sont-elles collectées?

Ces données sont collectées avec votre accord et/ou en raison de l’intérêt légitime de Volta XL, qui doit être en mesure d’exercer sa mission. Il s’agit en particulier :

  • Des contraintes professionnelles (gestion du dossier) ;
  • Des contraintes comptables et fiscales (facturation, listing TVA…) ;
  • Des contraintes administratives et juridiques (identification des parties dans les formulaires, actes…) ;
  • Des contraintes légales (anti- blanchiment et déclaration de dispositif transfrontalier ayant une incidence fiscale, responsabilité professionnelle) ;
  • De besoins commerciaux (communications commerciales, annonces, vœux…).

Les données collectées sont utilisées conformément aux lois européennes et nationales sur la protection des données.

Les informations recueillies dans le cadre du dossier sont enregistrées par Volta XL dans un fichier informatisé pour l’exécution des obligations découlant de sa mission, la communication avec le Contact.

Le traitement de ces données est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Volta XL, nécessaire à l’exécution de sa mission et nécessaire au respect des obligations légales et déontologiques.

  1. Qui est le responsable des données collectées ?

Volta XL est responsable des données de la personne concernée. Celle-ci peut à tout moment contacter Volta XL pour poser toutes les questions qu’elle jugera utiles.

Le Contact marque son accord pour un tel traitement.

  1. Comment vos données sont-elles stockées ?

Les données sont stockées sous la forme de dossier papier et/ou de dossier électronique, sous la responsabilité de Volta XL qui prend toutes les mesures nécessaires pour assurer leur sécurité.

De manière générale, Volta XL assure un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle de vos données, en vue de vous prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif. Cependant et si le Contact a connaissance de l’existence d’une fuite de données ou si vous en suspectez une, nous vous demandons de nous la signaler immédiatement.

Si les données doivent être partagées pour le traitement du dossier, elles le seront grâce à un système électronique d’échange d’informations.

Si le Contact le souhaite, il pourra être contacté dans le cadre des activités d’information organisées par Volta XL ou afin de recevoir la lettre d’information.

  1. Combien de temps vos données sont-elles stockées ?

Les données sont stockées pour la durée de la mission confiée à Volta XL. Une fois la mission clôturée, les données sont stockées pour une durée de 10 ans maximum, à compter de la fin des prestations de Volta XL, afin de lui permettre notamment de respecter ses obligations en matière de responsabilité.

  1. Qui aura accès à vos données ?

Les membres et collaborateurs de Volta XL auront accès au dossier du contact afin de pouvoir le traiter.

Si le traitement du dossier le requiert, les données pourront être échangées avec d’autres intervenants dans le cadre du projet.

  1. Quels sont vos droits ?

La personne concernée a le droit :

  • D’être informée sur la manière dont ses données seront supprimées du dossier. Il est possible cependant que l’on ne puisse pas retirer toutes les informations, notamment celles qui ont été utilisées pour introduire une procédure ou demande d’autorisation administrative.
  • D’être informé des fins auxquelles les données seront traitées et sur les personnes qui auront accès à ces données.
  • De recevoir les informations qui sont enregistrées et de demander des corrections, si certaines informations ne sont pas correctes.
  • De recevoir toutes les informations qui sont enregistrées sous un format portable et lisible.

Volta XL a le devoir de s’assurer que les données sont traitées en toute sécurité et d’avertir la ou les personne(s) concernée(s) si la sécurité de ses (leurs) données n’est pas respectée.

  1. Requête

Volta XL utilise un formulaire pour permettre à toute personne intéressée de s’inscrire à sa newsletter. La personne peut se désinscrire à tout moment de la newsletter en cliquant sur le bouton prévu à cet effet au bas des newsletters de Volta XL.

Toute requête ou question quant à ces droits peut être adressée par courrier à l’adresse de Volta XL ou par email à l’adresse suivante : hello@voltaxl.org

Le contact peut à tout moment contacter Volta XL ou L’Autorité de protection de la vie privée : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tél. : 02/274 48 00, Fax : 02/274 48 35, Email : contact@apd-gba.be

Volta XL peut à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente déclaration de protection des données et de la vie privée.